Lesson1 「社內」與「社外」簡報大不同
>社外簡報光有「邏輯」還不夠
社內簡報與社外簡報支撐著整個商業活動。
如果沒辦法透過社內簡報取得認同，無論多麼出色的點子都無法付諸實現。另一方面，無論打造出多具有魅力的商品或服務，如果沒有社外簡報傳遞魅力，就無法被多數顧客接納採用。
此外，經由與顧客或客戶溝通，注意到商品、服務或業務內容等必須改革或改善之時，必須利用社內簡報適度回應。這個循環順暢與否，大幅影響到企業的盛衰。能夠善用社內簡報與社外簡報這兩組一套的力量，正是身為上班族的必要條件。
然而，這兩者基本上截然不同。我們必須認清兩者之間的差異，進而選擇適當的簡報。這是商務簡報更上一層樓的第一步。
那麼，差異在哪裡呢？
就是簡報對象。社內簡報的對象是損益共享的自己人；決策者採取「聆聽」的姿態，發表者與聽簡報者擁有共同的企業理念與問題意識，也有著相同的期望，希望「促使事業成功」、「解決公司問題」。
相反地，社外簡報的對象不是自己人，因此發表者與聽簡報者的問題與期望完全不同。聽簡報者也沒有聽簡報的義務，他們是特地撥空給發表簡報者，因此如果他們覺得「與自己無關」、「不感興趣」、「聽不懂」的話，這個簡報就出局了，便不願意繼續聽下去；即使願意聽到最後，也無須期待他們會有什麼正面回應。
也就是說，簡報的對象是否為自己人，進行簡報的前提條件不同，也會影響到簡報稿的構成元素與投影片的製作方式。
>無法打動「人心」就沒有人願意聽
假設我們以人事制度改革為主題，一起動動腦。
公司的主力員工士氣低落，你打算做個簡報，建議去改革只看年資的人事制度。這種時候，簡報的開頭必須像【圖1-1】，以主觀方式強調「主力員工士氣低落」。如果秀出員工問卷調查結果的數據資料，決策者應該立刻就會感受到和你一樣的「危機意識」。
但如果是站在企管顧問的角度，對其他公司的人事制度改革提出建言時，情況就大不相同了。第一次與客戶接觸時，手上沒有客戶公司的員工問卷調查結果，因此無法製作如【圖1-1】的投影片；再加上客戶多半不了解人事制度改革有其必要，為了讓這樣的客戶願意聽自己報告，必須準備【圖1-2】的投影片。
這張投影片的目的是透過令人印象深刻的照片與充滿張力的文字，指出主力員工士氣低落的情況嚴重，藉此刺激客戶產生「該不會我們公司也⋯⋯」等「危機意識」與「不安」。這一招成功的話，客戶一定很想繼續往下聽你的簡報。
相反地，社內簡報就不需要【圖1-2】的投影片，使用這樣的投影片反而會幫倒忙。決策者很忙，必須在有限的開會時間內做出許多決策，因此他們看到這樣的投影片，只會覺得：「這些投影片沒必要，快點進入正題！」社內簡報的對象是擁有相同問題意識與期望的決策者，因此投影片裡不必特別使用刺激「危機意識」的圖片。
就像這樣，即使主題同樣是人事制度改革，社內簡報與社外簡報必須強調的地方卻也完全不同。當然這只是其中一例，事實上兩者從每張投影片的製作方式到簡報整體的架構方式，也全都不一樣。
歸納兩者的差異，就如【圖1-3】。接下來我將會詳細說明，這裡只要先大致掌握社外簡報的目的是主攻聽簡報者的「情感」，所以簡報稿的製作方式與社內簡報相差甚遠即可。
Lesson2 社外簡報稿由「四個部分」構成
>利用開場介紹抓住「人心」
接著我將解釋社外簡報稿的整體樣貌。
請看【圖2-1】。社外簡報稿是由「開場介紹」、「主體」、「結語」、「附錄（補充資料）」這四個部分構成，這個架構也是所有社外簡報的基礎。
接下來我將簡單介紹這四個部分各別扮演的角色，因此必須先請各位掌握簡報稿整體的樣貌。
首先是開場介紹。這部分是由「封面」與「吸睛投影片」組成，可說是引導眾人進入簡報的重要部分。
第一頁當然是封面。請務必加上封面，將簡報主題大大寫在投影片中央，可以幫助聽簡報者瞬間了解：「這個簡報的主題是什麼？」如果沒有明確指出「這個簡報的主題是什麼？」就開始進行簡報的話，聽簡報者會突然感到困惑，不懂「你在說什麼？」然後因為必須分神去搞懂簡報的主旨，於是接下來的內容也就全都沒進入腦子裡。因此發表簡報者請務必記得要大大寫出簡報主題，而且主題必須簡短扼要（13個字以內）。
接著是「吸睛投影片」。一如這個名稱所示，這張投影片的用途是用來勾起聽簡報者的興趣與關注，此處的主題是聽簡報者潛意識中想要解決、消除的問題。吸睛投影片的角色很重要，必須將聽簡報者的問題做成投影片，引起他們直覺反應：「對對，我就是在煩惱這個⋯⋯」、「這是我需要的簡報⋯⋯」（詳細內容請參考Lesson23）。
這裡必須掌握聽者的感受，否則他們不願意聆聽接下來的簡報內容。特別是說明會往往是一對多人的簡報，如果開場介紹沒有抓住人心的話，很快就會冷場，有些人開始滑手機，有些人開始打瞌睡。到了這種地步時，已經可以確定這場簡報失敗了。相反地，只要做出充滿魅力的「吸睛投影片」就能夠一口氣讓聽簡報者聽得入迷。也可以說，這是影響社外簡報成敗的第一道關卡。
>主體投影片必須不斷提出「好處」
以開場介紹抓住人心之後，進入主體投影片。
這部分是簡報的主體（Body），佔最多頁數，也是重點的所在。在這部分，要對聽簡報者的問題提出解決方法，同時不斷地闡述施行該解決方法之後得到的具體成效、好處，讓聽者認同：「原來如此，這個方法的確可以解決問題」、「如果按照這個人所說的做，理想似乎能夠實現」，進而採取行動、邁出下一步，決定：「我想知道更詳細的內容」、「我們談談細節吧」。
為了贏得聽簡報者的「認同」並做出「決定」，主體投影片不可以只說完自家公司想要推銷的商品或服務特徵就結束了，最重要的是必須盡可能提出該商品或服務將如何具體解決聽簡報者的問題，以及為聆聽者創造何種渴望的未來。必須記住的是，製作投影片時，始終都要站在聽簡報者的角度。
主體投影片結束，接著進入結語投影片。
這部分傳達的是提案商品或服務內含的「心意」或自家公司的「企業理念」。有時候為了讓企業高層對公司外部人士進行的簡報留下強烈深刻印象，因此用了不少頁數製作結語投影片，不過如果是一般上班族的業務簡報，或是說明會場合的簡報，結語投影片只要一頁就足夠。
但是，即使只是一頁結語投影片，也不得忽視。這張投影片展現的「心意」或「理念」，與開場介紹、主體投影片內容一致的話，簡報就能夠深植聽者的心中。相反地，如果結語投影片無法打動聽者的心，就會變成欠缺說服力的膚淺簡報。甚至可以說如同Lesson 7所述，結語投影片提出的「心意」、「理念」，才是支撐簡報的基本要素。
>業務簡報必須在「3～5分鐘」結束
到此為止是簡報的正文部分。
通常接下來的流程，就是與客戶或參加者進行雙向交流，更進一步地詳談。為了預留進行這些活動的時間，事前必須詳細做好時間分配。
業務簡報的話，簡報完畢的諮商時間恐怕必須預留30分鐘到1個小時；不過正文投影片請在3∼5分鐘結束【圖2-2】，因為沒有人喜歡聽別人單方面說個不停。因此盡可能簡述商品或服務的魅力，立刻進入問與答時間，或更進一步的商務會談，客戶心裡也較不會覺得有負擔。
一般說明會往往早已規劃好時間，但如果把這些時間全都用來報告簡報的正文內容，實在不聰明。透過回答參加者的提問或疑問，才能夠加深參加者對貴公司的理解。因此各位最好多規劃一些交流時間。
在問與答上使用的投影片是附錄（補充資料）。附錄中容納無法納入正文或用來補充正文的數據資料等，也就是資料集。附錄可用來證明正文提到的好處等，或是回應聽簡報者的提問與疑問，因此必須做好滴水不漏的萬全準備。
如果在這個階段無法正確回答聽者的疑問，將難以進入商務會談的階段（再者，一般商務會談是拿著商品手冊說明）。當然，正文投影片如果無法抓住客戶或參加者的心，幾乎也就沒有機會用附錄逆轉劣勢。不過附錄仍可說是進入商務會談步驟十分重要的部分。
由此可知，社外簡報是由「開場介紹」、「主體」、「結語」、「附錄」這四部分組成。以「開場介紹」抓住人心，再用「主體」和「結語」使人產生「原來如此，這是好主意！」的想法，接著透過「附錄」消除疑問。各位只要想像流程是這樣即可。
